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Steuerfalle GoBD – die Fakten
Die GoBD - Amtsdeutsch: "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" sind seit
1. Januar 2017 zwingend für die digitale Buchführung vorgeschrieben. Im Kern geht es darum, dass elektronisch erstellte geschäftliche bzw. steuerrelevante Belege und Dokumente (Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Mails etc.) unveränderbar, vollständig, sicher und vor fremden Zugriff geschützt digital aufbewahrt werden müssen. Zehn Jahre oder länger. Wer sich nicht daran hält, riskiert, dass Betriebsprüfer vom Finanzamt nichts mehr anerkennen und die Steuern schätzen. Und das kann teuer werden.
Wen trifft's?
Betroffen sind alle, die Gewinne erzielen, selbst Rechnungen schreiben und Belege für betriebliche Ausgaben absetzen. Auch wer nicht zur Buchführung verpflichtet ist und Einnahmen und Ausgaben beispielsweise in einer einfachen EÜR (Einnahmen-Überschussrechnung) aufzeichnet. Das alleine sind nahezu 5 Millionen Kleinunternehmer und Freiberufler in Deutschland. Verantwortlich für die Einhaltung der GoBD-Vorschriften ist immer der Steuerpflichtige selbst - nicht sein Steuerberater.
Word, Excel und PDF
Besonders aufpassen müssen Unternehmer und Freiberufler, die Angebote, Lieferscheine und Rechnungen noch mit einer Textverarbeitung schreiben oder in einer Tabellenkalkulation verwalten. Denn deren Dateiinhalte sind leicht änderbar, selbst wenn sie in ein PDF-Dokument umgewandelt werden. Das ist nicht mehr zulässig. Die Ablage dieser elektronischen Belege in üblichen Datei-Systemen wie Windows-Explorer, Dropbox und ähnlichen "Managern" entspricht nicht mehr den jetzt geltenden GoBD-Vorschriften, nach denen die Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit gewährleistet und dokumentiert sein müssen.
Hashwerte, Zeitstempel und Co
Einen Ausweg könnten theoretisch technische und organisatorische Maßnahmen bilden. Dann müsste aber sichergestellt sein, dass Änderungen entweder gar nicht möglich wären oder wenigstens - etwa durch eine sogenannte "Versionierung" - nachvollziehbar bleiben und revisionssicher protokolliert werden. Denkbar wären auch unveränderbare Speichersysteme. Und darüber hinaus müsste der Umgang mit aufbewahrungspflichtigen Belegen und Dokumenten, beispielsweise bei Mitarbeiterwechseln oder Softwareänderungen, lückenlos dokumentiert werden. Eine Aufgabe, der sich kaum ein Gewerbetreibender oder Freiberufler stellen kann. Von den immensen Kosten mal abgesehen.
Was kann ich tun?
Wer schon eine Software für seine Buchhaltung oder Einnahmen-Überschussrechnung einsetzt, muss sich beim Hersteller erkundigen, ob dafür ein GoBD-Testat, also eine Art Zulassung vorliegt.
Was können wir für Sie tun?
Machen Sie Ihr Unternehmen wasserdicht gegenüber den Finanzbehörden und gehen gleichzeitig einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung.
Wir von prodigit helfen Ihnen dabei, diese wichtigen Regeln für die Zukunft einzuhalten, damit Sie in Ruhe Ihrem eigentlichen Geschäft nachgehen können
Die GoBD - Amtsdeutsch: "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" sind seit
1. Januar 2017 zwingend für die digitale Buchführung vorgeschrieben. Im Kern geht es darum, dass elektronisch erstellte geschäftliche bzw. steuerrelevante Belege und Dokumente (Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Mails etc.) unveränderbar, vollständig, sicher und vor fremden Zugriff geschützt digital aufbewahrt werden müssen. Zehn Jahre oder länger. Wer sich nicht daran hält, riskiert, dass Betriebsprüfer vom Finanzamt nichts mehr anerkennen und die Steuern schätzen. Und das kann teuer werden.
Wen trifft's?
Betroffen sind alle, die Gewinne erzielen, selbst Rechnungen schreiben und Belege für betriebliche Ausgaben absetzen. Auch wer nicht zur Buchführung verpflichtet ist und Einnahmen und Ausgaben beispielsweise in einer einfachen EÜR (Einnahmen-Überschussrechnung) aufzeichnet. Das alleine sind nahezu 5 Millionen Kleinunternehmer und Freiberufler in Deutschland. Verantwortlich für die Einhaltung der GoBD-Vorschriften ist immer der Steuerpflichtige selbst - nicht sein Steuerberater.
Word, Excel und PDF
Besonders aufpassen müssen Unternehmer und Freiberufler, die Angebote, Lieferscheine und Rechnungen noch mit einer Textverarbeitung schreiben oder in einer Tabellenkalkulation verwalten. Denn deren Dateiinhalte sind leicht änderbar, selbst wenn sie in ein PDF-Dokument umgewandelt werden. Das ist nicht mehr zulässig. Die Ablage dieser elektronischen Belege in üblichen Datei-Systemen wie Windows-Explorer, Dropbox und ähnlichen "Managern" entspricht nicht mehr den jetzt geltenden GoBD-Vorschriften, nach denen die Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit gewährleistet und dokumentiert sein müssen.
Hashwerte, Zeitstempel und Co
Einen Ausweg könnten theoretisch technische und organisatorische Maßnahmen bilden. Dann müsste aber sichergestellt sein, dass Änderungen entweder gar nicht möglich wären oder wenigstens - etwa durch eine sogenannte "Versionierung" - nachvollziehbar bleiben und revisionssicher protokolliert werden. Denkbar wären auch unveränderbare Speichersysteme. Und darüber hinaus müsste der Umgang mit aufbewahrungspflichtigen Belegen und Dokumenten, beispielsweise bei Mitarbeiterwechseln oder Softwareänderungen, lückenlos dokumentiert werden. Eine Aufgabe, der sich kaum ein Gewerbetreibender oder Freiberufler stellen kann. Von den immensen Kosten mal abgesehen.
Was kann ich tun?
Wer schon eine Software für seine Buchhaltung oder Einnahmen-Überschussrechnung einsetzt, muss sich beim Hersteller erkundigen, ob dafür ein GoBD-Testat, also eine Art Zulassung vorliegt.
Was können wir für Sie tun?
Machen Sie Ihr Unternehmen wasserdicht gegenüber den Finanzbehörden und gehen gleichzeitig einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung.
Wir von prodigit helfen Ihnen dabei, diese wichtigen Regeln für die Zukunft einzuhalten, damit Sie in Ruhe Ihrem eigentlichen Geschäft nachgehen können
Datenschutz im Unternehmen
Aus BDSG wird DSGVO
Was ändert sich für Unternehmen?
Wichtig sind die verschärften Dokumentations- und Rechenschaftspflichten: Hat etwa ein Nutzer oder Kunde seine ausdrückliche Zustimmung dazu gegeben, dass seine Daten gespeichert und verwendet werden dürfen? In diesem Fall muss das ein Betrieb nachweisen können. Wie personenbezogene Daten verarbeitet werden, wer darauf Zugriff hat und wie die Daten geschützt werden, müssen Unternehmen mit der DSGVO in einem "Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten" festhalten. Nötig ist dieses zum Beispiel, wenn ein Betrieb Personalakten elektronisch verwaltet oder eine Kundendatei führt. Über die Anforderungen, etwa an die technische Umsetzung, herrscht noch an vielen Stellen Unklarheit. Künftig ist es zudem noch wichtiger, Daten nur zweckgebunden zu verwenden: Hat ein Kunde etwa seine E-Mail-Adresse nur für einen Newsletter zur Verfügung gestellt, darf diese auch nur dafür verwendet werden und nicht für andere Zwecke.
Was ändert sich für Unternehmen?
Wichtig sind die verschärften Dokumentations- und Rechenschaftspflichten: Hat etwa ein Nutzer oder Kunde seine ausdrückliche Zustimmung dazu gegeben, dass seine Daten gespeichert und verwendet werden dürfen? In diesem Fall muss das ein Betrieb nachweisen können. Wie personenbezogene Daten verarbeitet werden, wer darauf Zugriff hat und wie die Daten geschützt werden, müssen Unternehmen mit der DSGVO in einem "Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten" festhalten. Nötig ist dieses zum Beispiel, wenn ein Betrieb Personalakten elektronisch verwaltet oder eine Kundendatei führt. Über die Anforderungen, etwa an die technische Umsetzung, herrscht noch an vielen Stellen Unklarheit. Künftig ist es zudem noch wichtiger, Daten nur zweckgebunden zu verwenden: Hat ein Kunde etwa seine E-Mail-Adresse nur für einen Newsletter zur Verfügung gestellt, darf diese auch nur dafür verwendet werden und nicht für andere Zwecke.